[안내드립니다] 본 칼럼은 경영컨설팅 전문가로 활동하고 있는 중소기업성장센터 김재훈 대표의 칼럼으로 매주 1회 등록됩니다. 문의는 칼럼 하단에 연락처가 있으니 직접 하시면 됩니다. 편집인 주.

(주)MHEMC 김재훈 대표

사업자가 해야 하는 회계를 기존의 복식 회계 틀에서 단식 방식으로, 획기적으로 바꾼 새로운 ERP를 소개한다.

무엇이든 새로운 것을 거부하고 쉽게 접하지 않는 것이 사람의 기본 본능이지만, 여기서 소개하는 경리업무 시스템은 먼저 선점하는 기업이 획기적인 혜택을 보게 될 것이다.

캐시맵에 적용된 회계 방식을 ‘메타 회계’라고 한다. 회사는 가계부 쓰듯 현금주의로 간편하고 신속하게 처리하고, 기장을 맡은 세무사가 복식 회계(재무회계)를 처리하는 방식으로 서로의 역할과 기능을 최적으로 분담하는 방식이다.

캐시맵을 사용하면 사업자 대표는 현금흐름을 실시간 볼 수 있고, 담당 기장 세무사는 현금 흐름을 실시간으로 참고해 기장할 수 있다.

기장 세무사도 업체와 업무혼선 등 불편한 점을 해결해 업무 효율이 최대화된다.

요즘 세무사들은 기장업무 확보가 어려워지는 환경에 있다. 캐시맵을 선택하는 세무사는 더 손쉬운 기장 세무 업무 확보와 경리업무까지 손쉽게 해주면서 수입을 더 효과적으로 일으킬 수 있는 구조를 경험하리라는 것을 확신한다.

경영환경의 혁신으로 메타 회계 시스템(캐시맵 ERP) 이전의 회계 시스템은 어렵다. 복식 회계를 기반으로 하기 때문이다. 따라서 회사는 회계프로그램을 사용할 수 있는 경력자를 선호한다. 경력자를 곁에 둔다는 것은 고비용의 지출을 감내해야 한다는 것인데, 세무사를 통해 기장 대행을 맡겨야 한다는 것과 그런데도 속 시원한 회계 보고서를 누리지 못하고 있다.

대부분 중소기업은 세무사에게 기장을 맡기고 있다. 복식 회계로 장부를 작성해야 하는 의무 때문이다. 회계는 어렵고, 세무 조정도 필요하므로 회계와 세무 전문가인 세무사(회계사)에게 장부 작성을 맡기는 것이다.

외부에 있는 전문가에게 복식 기장을 맡겨 놓고도 당장에 필요한 정보를 알아야 하므로 내부에서 복식 회계를 하게 된다. 기업대표들은 이중의 지출과 비효율, 번거로움에 빠져 있는 것이다.

회사 내부에서 복식 회계를 하는 이유는 첫 번째가 회계는 복식으로 해야 한다는 고정 관념 때문이다. 두 번째는 시중에서 구할 수 있는 회계프로그램이 복식 회계프로그램이기 때문이다.

이러한 고정 관념과 복식회계 프로그램밖에 없는 환경이 기업대표들을 ‘회계의 늪’에 빠지게 한 것이다. 비싼 경리 써야 하고, 비싼 회계프로그램 써야 하고, 세무사에게 따로 맡겨야 한다. 하지만 원하는 데이터와 보고서는 제때 보지 못하고 있다. 우선 고정 관념부터 바꿔야 한다.

세무사에게 기장을 맡기고 있다면 회사가 내부에서 관리 목적의 회계를 굳이 복식으로 할 필요가 없다. 즉, 가계부와 같이 단식으로 쉽게 기록하고, 활용할 수 있으면 된다. 이런 회계를 ‘관리회계’라 하고, 세무사에게 맡겨서 하는 회계는 ‘재무회계’라고 한다.

정리하면 ‘회사는 관리회계’, ‘세무사는 재무회계’로 역할을 나누어 할 수 있고, 각자의 형편에 맞는 시스템을 이용하면 된다. 이제 고정 관념을 깨 보자.

캐시맵의 관리 회계는 가계부를 적는 방식과 유사하다. 그래서 쉽다. 고등학교를 막 졸업한 초보도 쉽게 사용할 수 있다. 집에 있는 대표의 배우자 등 회계 지식이 없어도 쉽게 사용할 수 있다.

가계부를 적는 것처럼 보이지만, 시스템 내부에서는 인공지능 처리를 통해 CEO들이 바로바로 알고 싶어 하는 정보를 만들어 내고, 리포트로 제공한다. 한마디로 ‘통장에 적는 회계’라 할 수 있다.

캐시맵 화면 이미지 캡쳐

예전에 똘똘한 경리들은 회계 처리를 하기에 앞서, 통장에 메모했다. 입출금 기록에 작은 글씨로 메모해 시간이 흐른 뒤에도 또렷이 기억해 낼 수 있기 때문이다.

캐시맵의 회계는 이와 같은 방식이다. 통장에 용도를 적고, 이것이 입금 출금의 내용과 합계(일계표), 미수, 미지급의 내용과 합계, 경비 사용 내용과 합계 등을 쉽게 만들어 준다.

즉, 대표들이 알고 싶어 하는 현금 흐름과 원클릭으로 확인할 수 있게 돼 있다. 캐시맵을 대표들이 선호해야 할 이유다.

캐시맵의 관리 회계가 쉽고 좋은 이유는 은행 내용과 카드 내용을 그대로 장부화 한다는 점이다. 은행의 입출금 내용과 카드 사용 내용에 용도를 정의함으로써 회계 처리가 완료된다.

우리는 뉴스를 통해 어느 중소기업에서 경리가 자금을 횡령해 도망가거나 구속됐다고 하는 정말 중소기업 대표에게 억장이 무너지고, 한순간에 기업이 도산되는 경우를 뉴스로 접해 왔다.

기업에 영업이사 관리이사 등 책임자가 잘못해 그만둬도 크게 기업 운영에 문제가 없다. 하지만 경리업무는 담당자가 대리급이어도 횡령하면 엄청난 충격이며 회사가 휘청하게 된다.

캐시맵 ERP는 은행, 카드의 입출금 거래 내용을 기반으로 하므로 작업자가 거래 내용을 만들어 넣거나 삭제할 수 없다. 횡령에 대한 좋은 대비책이 된다.

기특하게도 월 사용료가 매우 저렴하다. 세무사도 무료 서비스인 택스맵을 사용하면 실시간으로 자료를 입수할 수 있어, 업무 효율이 매우 좋아진다. 사실, 세무사가 월 기장료를 받고 있지만, 월 기장을 하지 못하고 연(年) 기장을 하고 있다. 기업에서 매월 자료를 주지 않고 있기 때문이다. 기업에서 매월 자료를 주는 일도 번거로운 일이다.

그러다 보니 기업은 매월 자료를 주지 않고, 세무사는 1년 치를 몰아서 받아, 연간 자료를 장부에 적을 수밖에 없었다. 기업은 기업대로 돈 쓰고, 불편하고, 보고서 만드느라 힘들고, 세무사는 1년 치를 몰아서 일해 힘들고, 고생한다는 소리도 못 듣는 상황에 머무르고 있다.

캐시맵을 사용하면 전 직원에게서 발생하는 지출에 대해 본인들이 쉽게 지출결의를 할 수 있다. 이로써 경리에게 집중되던 업무들이 분산되고, 각자의 지출에 대해 지출자가 대표에게 보고하고 책임지는 체계가 세워지게 된다.

작은 회사에서 무슨 지출결의냐고 생각하는 대표는, 자기 생각부터 고쳐야 한다. 업무 체계를 세우지 않으면, 주먹구구식 운영을 한다는 것이고, 이런 경영 마인드로는 회사가 커질 수가 없다.

회사에서 현금 지출을 말로 지시해서 처리한다는 것, 그렇게 한 결과를 제대로 확인하지도 않는다는 것이 중소기업의 가장 큰 문제점이다. 제대로 일하고 싶어도 그렇게 하는 방법이 없었는데, 이것을 완벽하게 해결한 것이 ‘캐시맵 ERP’다.

캐시맵은 전자결재가 함께 작동하도록 만들어져 있다. 의사결정 프로세스가 신속해지며, 모든 의사결정의 기록이 캐시맵에 쌓이게 된다. 회사 운영 10년에 서류 한 장 남은 게 없다는 자조의 얘기를 간혹 듣는다. 캐시맵을 사용하면 모든 기록이 남게 된다.

대표님 회사의 일기장, 부대일지 같은 것이 있다면 나쁘시겠습니까? 좋은 것이지요. 요즘 기업 거래 간 소송도 많아지고 있는데, 자료를 가진 쪽이 유리한 것은 너무나 분명한 일이다. 캐시맵은 업무를 신속하게 할 뿐 아니라, 자료가 쌓이고, 쉽게 찾아볼 수 있게 하는 장점이 있다.

경리들도 캐시맵을 좋아하는데, 결산 시 세무사가 물어보는 질문의 답을 한두 번 클릭하면 캐시맵에서 찾을 수 있기 때문이고, 무엇보다도 좋아하는 이유는 퇴근이 빨라진다는 점이다. 복식 회계 처리하느라 혼자 야근하는 경우가 많았지만, 용도만 적어 버리면 끝이다. 갈등할 일도, 야근할 일도 줄어든다.

세무사에게 맡긴 재무회계는 일종의 ‘확정 회계’다. 최종적으로 확정해서 국세청 신고에 필요한 재무제표를 생성하기 때문이고, 대출 시 은행에서 요구하는 재무제표를 세무사가 만들어 주기 때문입니다. 은행에서도 세무사의 손을 거친 확정된 회계 결과물을 인정하는 것이다.

세무사는 캐시맵으로 기업에서 만든 관리 회계의 결과물을 활용할 수 있고, 이를 이용해 더 정확한 확정 회계를 빠르고 쉽게 만들 수 있다. 기업으로부터 자료를 받는 것. 그 자료의 용도를 아는 것이 한 번에 해결되기 때문이다.

세무사에게 확정(재무) 회계를 돈 주고 시켜 놓고도 회사 내부에서 또 한 번의 복식 회계를 해야 했던 상황을 완벽하게 해결한 것이다. 회사 내부에서 즉시 다양한 장부와 리포트를 활용할 수 있으며, 세무사로부터는 재무회계의 월 결산서를 받을 수도 있다. 매월 결산서 달라고 하면 비용을 높이겠다고 하지만, 이제껏 회사 내에서 만들어 내기 위해 지출했던 비용에 비하면 정말 적은 금액이다.

세무사가 출장 오지 않아도, 회사의 정확한 자금 내용을 실시간으로 공유할 수 있다. 멀리 있는 세무사를 마치 같은 사무실에 있는 내 회사의 회계 전문가로 활용할 수 있는 길이 열린 것이며, 회사에서 고비용의 직원을 둘 필요가 없는 환경이 마련된 것이다.

회계를 용도와 위치에 따라 역할 분담으로 나눠서 하는 회계를 ‘메타 회계’라고 하고 기업은 캐시맵을 사용하고, 세무사는 택스맵을 사용해 실시간 협업을 진행하게 된다.

캐시맵과 택스맵은 모두 클라우드 시스템이다. 고정 관념상 회계프로그램은 PC에 설치하는 것이라 여기고 있다. 캐시맵과 택스맵은 인터넷 브라우저로 http://www.cashmap.kr과 http://www.taxmap.kr 에 접속해 사용한다. 즉 인터넷만 가능하다면 전 세계 어디서나 실시간으로 이용할 수 있는 것이다.

캐시맵은 총 250여 개의 메뉴로 구성돼 있다. 모든 회사 공통 업무를 기본 서비스로 한다. 회사의 업무, 생산, 온라인매출, 수입, 수출 등의 업무는 확장 서비스에서 선택해서 사용하면 된다. 전 직원이 함께 사용하는 것이고, 근로계약서 작성, 출퇴근 체크(App), 근태, 연차 관리가 연결돼 프로세스로 관리할 수 있다.

비대면 바우처, 클라우드 바우처 솔루션으로 공급되고 있으며, 많은 기업으로부터 호평 받고 있다. 캐시맵 도입, 적용, 안정화와 매니징(경리) 업무를 원격으로 처리해 주는 ‘디 매니저’라는 서비스도 제공하고 있다.

캐시맵을 활용해 혁신적인 디지털 경영! 회사의 업무가 캐시맵 시스템을 기준으로 처리되면서 선진화된 시스템 기반의 업무 체계를 도입할 수 있다. 어렵게만 들리는 ‘디지털 경영’을 할 수 있게 해준다.

이제 경리회계, 회사 업무용 시스템의 어려움에서 벗어나 현금흐름을 바로 확인하는 세계에서 가장 쉬운 경리업무 프로그램으로 고비용 경리 고용 걱정과 위험 요인에서 벗어나고, 손쉬운 관리로 중소기업이 살아나는 대한민국이 되었으면 한다.

문의 ㈜MHEMC 대표 김재훈 (010-6614-4182)